Giustificativi On-Line
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Il progetto “GiustO” (Giustificativivi Online) è stato realizzato con l’obiettivo di semplificare i flussi informativi interni e razionalizzare la circolazione dei documenti tra le strutture  - soprattutto decentrate – della Regione Marche.

Il nuovo sistema consente infatti di effettuare in modalità completamente digitale il ciclo di produzione e validazione dei giustificativi del dipendente (richieste ferie, permessi, assenze temporanee etc ), a partire dalla sottoscrizione, fino alle operazioni di trasmissione, registrazione, verifica e approvazione del documento stesso.

 

Il nuovo sistema gestisce e semplifica il flusso documentale tra:

-       il dipendente, che compila online il giustificativo attraverso firma digitale,

-       il dirigente del Servizio/PF, che valida/rifiuta la richiesta tramite firma digitale e consulta in tempo reale il registro di reperibilità dei suoi dipendenti.

-       l’operatore che gestisce le presenze.

e sostituisce la circolazione cartacea delle richieste del dipendente all’interno delle strutture, anche da quelle decentrate, della Regione.

Il giustificativo viene compilato on-line, salvato in modalità .pdf, sottoscritto con firma digitale dal dipendente e trasmesso automaticamente al dirigente per la vidima; il documento originato ha pieno valore giuridico e completa efficacia sotto il profilo probatorio ed è pertanto da considerarsi un originale informatico - ai sensi del D.P.R. 445/2000 -  da esibire e conservare in modalità digitale, al pari del giustificativo cartaceo compilato e sottoscritto autograficamente.

 

I principali vantaggi che derivano dalla completa realizzazione  del progetto in tutta le strutture regionali sono l’abbattimento dei flussi cartacei (sono stimati  circa 40.000 giustificativi annui) con conseguente aumento degli spazi fisici di archiviazione e semplificazione dell’organizzazione da parte delle segreterie, la riduzione dei tempi di consegna e vidima dei giustificativi, soprattutto da parte delle strutture decentrate, la riduzione di fotocopie, la rapidità nel recupero dei documenti e delle informazioni, attraverso le funzionalità di ricerca del database e infine l’avvicinamento agli strumenti di gestione digitale da parte del personale regionale, attraverso l’utilizzo di una procedura semplice e facilmente fruibile.

 

L’informatizzazione del flusso dei giustificativi non è un’azione isolata ma va inquadrata nel processo di riorganizzazione dei flussi documentali che la Regione Marche ha da tempo avviato, con l’obiettivo di migliorare in termini di efficienza e trasparenza le modalità di circolazione e di recupero delle informazioni trattate dall’Amministrazione.